 Warsztaty kaizen są podporą Systemu Produkcji Toyoty. Jak je przeprowadzić?
Krótki przewodnik w naszym materiale.
Przygotowanie do warsztatów kaizen
- Wyraźnie określić zakres procesu.
Ustalić punkt wyjścia oraz ostateczny produkt procesu dostarczany klientowi.
- Wyznaczyć cele
Cele powinny być wyśrubowane, tak, aby stanowiły rzeczywiste wyzwanie, na które trzeba odpowiedzieć rzeczywistymi innowacjami.
- Opracować wstępnie mapę aktualnego procesu
Przebyć fizycznie drogę procesu, dokumentując jego etapy, czas realizacji zadań oraz czas oczekiwania pomiędzy etapami. Najważniejsze zadanie przygotowawcze.
- Zebrać wszystkie istotne dokumenty
Próbki używanych formularzy i dokumentów używanych na każdym etapie, procedury i instrukcje związane z procesem.
- Rozwiesić wstępną mapę aktualnego stanu w Sali, w której odbędą się warsztaty
Poszczególne zadania na osobnych kartkach A4. Pomiędzy zadaniami zostawić miejsce na notatki i modyfikacje.
Warsztaty kaizen
- Kto jest klientem
Zespół identyfikuje potrzeby klienta i oraz procesy generujące wymagana przez niego wartość.
- Mapa stanu aktualnego
Fizyczne przejście trasą procesu (np. śledzić faktyczny przebieg zamówienia).
Weryfikacja wszystkich danych, w szczególności czasu wykonywania poszczególnych zadań, czas oczekiwania, jakość.
Ustalenie wartości dodanej:
- Elementy powiększające wartość (zasadnicza transformacja, za którą klient gotów jest płacić);
- Elementy niepowiększające wartości (straty);
- Elementy niepowiększające wartości, ale niezbędne (np. kontrola jakości, opracowanie dokumentacji, kontrola przestrzegania procedur).
Obliczenie mierników procesu, np.:
- Czas realizacji;
- Wskaźnik wartości dodanej (czas powiększania wartości/czas realizacji);
- Łączny fizyczny dystans pokonywany przez produkt;
- Łączny fizyczny dystans pokonywany przez ludzi realizujących proces;
- Produktywność (roboczogodzin/1 transakcję);
- Liczba punktów przekazywania zadań;
- Wskaźnik jakości (ile produktów przechodzi przez proces od razu bez żadnych defektów).
Porównanie mierników z celami ustalonymi w fazie przygotowań. Ewentualne uzupełnienia.
- Opracowanie wizji stanu przyszłego
Pomysły udoskonaleń (burza mózgów, kartki przy odpowiednich elementach procesu, „parking pomysłów”).
Budowa wizji przyszłego procesu – wyzwanie (marnotrawstwo wyeliminowane, jakość poprawiona i osiągana za pierwszym razem, przepływ w całym procesie optymalny).
Koncepcje szczupłych operacji:
- Przepływ 1 sztuki;
- Układ stanowisk odpowiada strumieniowi wartości i ułatwia przepływ 1 sztuki;
- Unikanie przekazywania zadań, zespoły multifunkcyjne;
- „menedżer strumienia wartości” odpowiedzialnego za realizację całej usługi od początku do końca i jej wartości z punktu widzenia klienta;
- Wyrównywanie ilości transakcji, wyrównywanie obciążenia pracą;
- Jakość wbudowana w proces. Tylko niezbędna kontrola;
- Standaryzowanie zadań i ich dokumentowanie na standardowych arkuszach roboczych;
- Eliminowanie nadmiarowych elementów systemu, np. uzgadnianie działań przez różne osoby;
- Wprowadzenie wizualnych środków kontroli.
Wyznaczyć i obliczyć nowe mierniki procesu oraz porównać je z bieżącymi, aby ocenić ilościowo oszczędności.
Uzyskać zatwierdzenie zmian przez zainteresowanych.
- Wdrożenie. Zróbmy to!
Podział mapy przyszłego procesu segmenty, a grupę na podzespoły, zajmujące się poszczególnymi segmentami.
Plan projektu zmiany (zadania, osoby, terminy).
Zadania, których nie da się zakończyć w trakcie warsztatów kaizen umieścić w planie projektu (zadanie, osoby, terminy).
- Ocena. Pomiar wyników.
Ustalenie mierników do śledzenia postępów na drodze do stanu pożądanego.
Ustalenie prostego sposobu monitoringu wskaźników.
Wyznaczyć „właścicieli wskaźników”.
Mapy aktualnego i przyszłego procesu opublikować w głównym obszarze roboczym. Aktualizować wskaźniki.
Wyeliminować wskaźniki zbyteczne lub zachęcające do zachowań niesprzyjających wdrożeniu szczupłego procesu.
Utrwalenie zmian. Ciągła poprawa
Kontynuacja prac przez zespół (spotkania w cyklu tygodniowym, status harmonogramu projektu, mierniki, możliwości poprawy, kontynuacja doskonalenia procesu).
Przegląd przez Kierownictwo statusu szczupłego procesu w cyklu miesięcznym. Usuwanie przeszkód w wdrożeniu. Motywowanie.
Schemat przeprowadzenia warsztatów kaizen do pobrania.
|
